Правовые основы применения электронных документов

Юридическая сила электронных документов

В Российской Федерации суды все больше признают юридическую силу электронных документов. Юридическую силу электронному документу придают подтвержденные полномочия создателя, реквизиты и подлинность.

Полномочия создателя электронного документа подтверждаются должностными инструкциями, приказами и другими документами. То есть лицо должно быть официально уполномочено на создание конкретного электронного документа.

Реквизиты электронного документа:

  • регистрационный номер и дата;
  • электронная подпись уполномоченного лица;
  • название и юридический адрес организации, в которой электронный документ был составлен; 
  • иные реквизиты.

Реквизиты позволяют суду или должностным лицам идентифицировать электронный документ.

Формат

Формат электронного документа — структура содержательной части электронного документа, удобная для хранения и автоматической обработки. Эта структура может быть разной, главное, чтобы программное обеспечение смогло распознать и вывести информацию на экран пользователю.

Среди всего массива форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. ФНС утвердила обязательные форматы электронных документов для счета-фактуры (СФ), корректировочного счета фактуры (КСФ), книг покупок и продаж, журнала учета СФ. Для акта передачи работ (услуг) и товарной накладной формат был рекомендован и не является обязательным.

Порядок передачи

Порядок передачи может влиять на юридическую значимость электронного документа. Так, электронные СФ обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н. Для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет законодательно установленных требований к порядку передачи. 

Подлинность и неизменность электронного документа обеспечивается при помощи электронной подписи.

Электронная подпись:

  • защищает документ от подделки;
  • подтверждает, что электронный документ подписан уполномоченным лицом;
  • обозначает волю подписывающего лица;
  • позволяет придерживаться письменной формы документа.

Электронная подпись — электронный аналог обычной подписи, реализованный с помощью математических преобразований над содержимым документа. Специальные криптографические алгоритмы, используемые для создания и проверки электронной подписи, обеспечивают практическую невозможность ее подделки, поэтому электронная подпись гарантирует неопровержимость авторства.

В соответствии со ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи» (№63-ФЗ) электронным документом, равнозначным подписанному собственноручной подписью документу на бумажном носителе, признается информация в электронной форме, подписанная как квалифицированной электронной подписью, так и простой электронной подписью либо неквалифицированной электронной подписью. 

Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

В соответствии с положением ФЗ «Об электронной подписи» (№63-ФЗ), участники электронного документооборота могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками. Полагаем, что электронный документ защищен в большей степени, если он подписан квалифицированной электронной подписью. В «АТИ-Доки» применяется квалифицированная электронная подпись. Квалифицированную электронную подпись можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Условия равнозначности электронной подписи и собственноручной подписи:

  • Наличие сертификата ключа проверки электронной подписи, относящегося к этой электронной подписи, который действует на момент проверки или действовал на момент подписания электронного документа, при наличии доказательств, определяющих момент подписания.
  • Подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе.
  • Электронная подпись применяется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа проверки электронной подписи.

Электронные документы являются письменными доказательствами

Согласно п.3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, «документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также документы, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Высшим Арбитражным Судом Российской Федерации».

Обмен счетами-фактурами

Согласно Российскому законодательству с 23 мая 2012 года стало возможным обмениваться электронными счетами-фактурами. В приказе Минфина РФ № 174н определен порядок обмена юридически значимыми электронными счетами-фактурами. Согласно приказу, для придания юридической значимости электронный счёт-фактура должен быть подписан электронной подписью уполномоченного лица и передан только через специального оператора электронного документооборота в установленном приказом ФНС России № ММВ-7-6/93@ xml-формате. 

В АТИ-Доки реализован установленный законодательством порядок обмена и формат юридически значимых электронных счетов-фактур и извещений. Оператором электронного документооборота счетов-фактур, отправляемых через АТИ-Доки, является ЗАО «ПФ «СКБ Контур».

Основные нормативно-правовые акты, регулирующие правоотношения в сфере электронного документооборота и вопросы, связанные с применением электронной подписи