Список документов для логиста и диспетчера в России

В статье мы разобрали какие документы, когда и для чего могут пригодиться логисту и диспетчеру в России.

По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату (Ст. 785 ГК РФ).

Договоры перевозки можно разделить на разовые и долгосрочные.

Название договора может быть любым: договор перевозки груза, договор на организацию перевозки груза, заявка, договор-заявка, заявка-договор и т. п. Название договора ни на что не влияет, а обязательства сторон зависят исключительно от предмета договора. Если в договоре перевозки помимо перевозки груза указаны какие-либо иные услуги, то такие договоры, как правило, относятся к смешанным договорам, которые содержат как элементы договора перевозки груза, так и элементы иных договоров, например, оказания услуг, и такие договоры регулируются различными нормами права.

При отсутствии договора перевозка груза осуществляется на основании заказа, принятого перевозчиком к исполнению.

Перевозка груза с сопровождением представителя грузовладельца, перевозка груза, в отношении которого не ведётся учёт движения товарно-материальных ценностей, осуществляется транспортным средством, предоставляемым на основании договора фрахтования, заключаемого, если иное не предусмотрено соглашением сторон, в форме заказа-наряда на предоставление транспортного средства, составленного по форме согласно Приложению N 6 к Правилам перевозок грузов (утверждённому Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200) на бумажном носителе или в виде электронного заказа-наряда.

Заказ-наряд на бумажном носителе (электронный заказ-наряд) подаётся (направляется с использованием информационной системы электронных перевозочных документов) фрахтователем фрахтовщику, который обязан рассмотреть заказ-наряд и в срок, не превышающий 3-х календарных дней со дня его получения, проинформировать фрахтователя о принятии или об отказе в принятии заказа-наряда с обоснованием причин отказа и возвратить заказ-наряд на бумажном носителе или в информационной системе электронных перевозочных документов.

Заказ-наряд на бумажном носителе составляется в 3 экземплярах (оригиналах), подписанных фрахтователем и фрахтовщиком:

Затем 3-й экземпляр заказа-наряда с необходимыми отметками прилагается к счету за фрахтование транспортного средства для перевозки груза и направляется фрахтователю.

В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется такое количество заказов-нарядов, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.

Заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки груза — форма договора фрахтования (Статья 2 и Статья 18 УАТ). Реквизиты и порядок заполнения заказа-наряда устанавливаются Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом.

При возникновении спорных ситуаций при перевозке груза сторонам, участвующим в перевозке, могут понадобиться следующие документы:

В соответствии со ст. 38 УАТ РФ обстоятельства, являющиеся основанием для возникновения ответственности, удостоверяются актами или отметками в транспортных накладных, путевых листах, сопроводительных ведомостях, предусмотренных настоящим Федеральным законом.

Порядок составления актов установлен Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в п. 2.1.1 ПДД РФ.

Акт составляется заинтересованной стороной в день обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению актом. При невозможности составить акт в указанный срок он составляется в течение следующих суток.

В случае уклонения другой стороны от подписания акта сторона вправе составить акт без участия уклоняющейся стороны, предварительно уведомив её в письменной форме о составлении акта, если иная форма уведомления не предусмотрена договором перевозки груза или договором фрахтования.

При формировании электронных перевозочных документов акт может быть сформирован с использованием информационной системы электронных перевозочных документов. Отметки о составлении акта в транспортной накладной и заказе-наряде на бумажном носителе осуществляют лица, уполномоченные на то надлежащим образом.

При формировании электронной транспортной накладной и электронного заказ-наряда отметки о составлении акта в них проставляют лица, уполномоченные участниками информационного взаимодействия на составление актов, в информационной системе электронных перевозочных документов.

Акт на бумажном носителе составляется в количестве экземпляров, соответствующем числу участвующих в его составлении лиц, но не менее чем в 2 экземплярах. Исправления в составленном акте не допускаются.

В транспортной накладной, заказ-наряде и сопроводительной ведомости на бумажном носителе должна быть сделана отметка о составлении акта, содержащая краткое описание обстоятельств, послуживших основанием для составления акта, и размер штрафа. При формировании указанных документов в электронной форме в них должна быть внесена в информационной системе электронных перевозочных документов информация о составлении акта, содержащая краткое описание обстоятельств, послуживших основанием для составления акта, и размер штрафа.

Какой-либо законодательно закрепленной формы акта нет, за исключением некоторых актов, составляемых в случае утраты или недостачи, повреждения (порчи) груза. Например, Акт, об установлении расхождения по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей (форма ТОРГ-2).

Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом установлено, что акт содержит:

Одним из способов разрешения спорной ситуации, возникшей при перевозке груза, является направление претензии контрагенту. Необходимость направления претензии может быть установлена в силу закона или договора.

ГК РФ в ст.797 устанавливает, что до предъявления к перевозчику иска, вытекающего из перевозки груза, обязательно предъявление ему претензии в порядке, предусмотренном соответствующим транспортным уставом или кодексом.

Право на предъявление претензий имеют лица, заключившие договоры — грузополучатели, а также страховщики, выплатившие страховое возмещение в связи с ненадлежащим исполнением перевозчиками, фрахтовщиками своих обязательств по перевозкам.

Претензии предъявляются перевозчикам (фрахтовщикам) по месту их нахождения в письменной форме в течение срока исковой давности.

Претензия составляется в 2 экземплярах, один из которых отправляется перевозчику (фрахтовщику), а другой — остаётся у лица, подавшего претензию.

В соответствии со ст. 12 ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» до предъявления экспедитору иска, вытекающего из договора транспортной экспедиции, обязательно предъявление экспедитору претензии, за исключением предъявления иска при оказании экспедиционных услуг для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением клиентом предпринимательской деятельности.

Право на предъявление экспедитору претензии и иска имеет клиент или уполномоченное им на предъявление претензии и иска лицо, получатель груза, указанный в договоре транспортной экспедиции, а также страховщик, приобретший право суброгации.

Претензия предъявляется в письменной форме. К претензии об утрате, о недостаче или повреждении (порче) груза должны быть приложены документы, подтверждающие право на предъявление претензии, и документы, подтверждающие количество и стоимость отправленного груза.

Претензии к экспедитору могут быть предъявлены в течение 6 месяцев со дня возникновения права на предъявление претензии.

Указанный срок исчисляется в отношении:

Претензионный порядок предусмотрен договором. Как правило, подобный порядок прописывается в разделе договора, содержащем возможные случаи возникновения разногласий и способы их разрешения. Насколько чётко и подробно следует прописывать процедуру досудебного разрешения спора стороны договора определяют самостоятельно.

В договоре должен быть установлен порядок действий, которые надлежит совершить контрагенту до обращения в суд (сроки направления и рассмотрения претензии, документы, подлежащие представлению с претензией и др.). Требования, предъявляемые в претензии, должны быть чётко сформулированы и обоснованы.

Подписывает претензию руководитель организации (индивидуальный предприниматель) или уполномоченное лицо. Претензию желательно направлять ценным письмом с описью вложения либо вручать под расписку. При направлении претензии письмом, можно отправить контрагенту по факсу/электронной почте копию претензии, почтовой квитанции и описи вложения. У лица, направившего претензию, обязательно должна остаться копия претензии и документы, подтверждающие её отправку: квитанция об отправке письма (с уведомлением о вручении), почтовое уведомление.

Если обязательный порядок направления претензии установлен законом или договором, иск может быть подан только после соблюдения истцом претензионного порядка урегулирования спора. Если исковое заявление подано без предварительного направления претензии, спор не рассматривается арбитражным судом, а исковое заявление остаётся без рассмотрения (п. 2 п. 1 ст. 148 АПК РФ).

Срок исковой давности по требованиям, вытекающим из договоров перевозок, договоров фрахтования, составляет 1 год.

Порядок подачи иска в арбитражный суд и перечень документов указан в статьях Ст. 125 АПК РФ и Ст. 126 АПК РФ.