Список документов для экспедитора в России

В статье мы разобрали какие документы, когда и для чего могут пригодиться экспедитору в России.

По договору перевозки груза перевозчик обязуется доставить вверенный ему отправителем груз в пункт назначения и выдать его управомоченному на получение груза лицу (получателю), а отправитель обязуется уплатить за перевозку груза установленную плату (Ст. 785 ГК РФ).

Договоры перевозки можно разделить на разовые и долгосрочные.

Название договора может быть любым: договор перевозки груза, договор на организацию перевозки груза, заявка, договор-заявка, заявка-договор и т. п. Название договора ни на что не влияет, а обязательства сторон зависят исключительно от предмета договора. Если в договоре перевозки помимо перевозки груза указаны какие-либо иные услуги, то такие договоры, как правило, относятся к смешанным договорам, которые содержат как элементы договора перевозки груза, так и элементы иных договоров, например, оказания услуг, и такие договоры регулируются различными нормами права.

При отсутствии договора перевозка груза осуществляется на основании заказа, принятого перевозчиком к исполнению.

Перевозка груза с сопровождением представителя грузовладельца, перевозка груза, в отношении которого не ведётся учёт движения товарно-материальных ценностей, осуществляется транспортным средством, предоставляемым на основании договора фрахтования, заключаемого, если иное не предусмотрено соглашением сторон, в форме заказа-наряда на предоставление транспортного средства, составленного по форме согласно Приложению N 6 к Правилам перевозок грузов (утверждённому Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200) на бумажном носителе или в виде электронного заказа-наряда.

Заказ-наряд на бумажном носителе (электронный заказ-наряд) подаётся (направляется с использованием информационной системы электронных перевозочных документов) фрахтователем фрахтовщику, который обязан рассмотреть заказ-наряд и в срок, не превышающий 3-х календарных дней со дня его получения, проинформировать фрахтователя о принятии или об отказе в принятии заказа-наряда с обоснованием причин отказа и возвратить заказ-наряд на бумажном носителе или в информационной системе электронных перевозочных документов.

Заказ-наряд на бумажном носителе составляется в 3 экземплярах (оригиналах), подписанных фрахтователем и фрахтовщиком:

Затем 3-й экземпляр заказа-наряда с необходимыми отметками прилагается к счету за фрахтование транспортного средства для перевозки груза и направляется фрахтователю.

В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется такое количество заказов-нарядов, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.

Заказ-наряд на предоставление транспортного средства для перевозки груза — форма договора фрахтования (Статья 2 и Статья 18 УАТ). Реквизиты и порядок заполнения заказа-наряда устанавливаются Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом.

Форма 1-Т «Товарно-транспортная накладная» (далее — ТТН), а также указания по её применению и заполнению утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78.

Гражданский кодекс РФ, Устав автомобильного транспорта и Правила перевозки грузов не обязывают стороны перевозки составлять ТТН. Однако, чтобы избежать возможных споров с налоговыми инспекциями при проверках, имеет смысл её составлять вместе с транспортной накладной и включить условие о составлении в договор перевозки. Дело в том, что ТТН служит для учёта транспортной работы и расчётов заказчиков с перевозчиком за оказанные услуги по перевозке грузов. Её наличие является необходимым условием для принятия в целях налогообложения прибыли расходов, связанных с перевозкой грузов. Транспортная накладная обязательна к заполнению, поскольку устанавливает порядок перевозки грузов, то есть её назначение отличается от назначения формы 1-Т.

ТТН выписывается грузоотправителем в 4 экземплярах:

Далее водитель:

Далее владелец автотранспорта:

Транспортная накладная (далее — ТН) — перевозочный документ, подтверждающий заключение договора перевозки груза (ст. 2 УАТ РФ). Форма и порядок заполнения ТН устанавливаются Правилами перевозок грузов . ТН составляется на 1 или несколько партий груза, перевозимых на 1 транспортном средстве. ТН составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной ТН. В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется такое количество транспортных накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.

CMR — это товарно-транспортная накладная, которая подтверждает заключение договора международной автомобильной перевозки груза. Регламентируется Конвенцией о договоре международной дорожной перевозки грузов (КДПГ, Женева, 19.05.1956) и Письмом ФТС от 13.10.2011 N 04−34/49 597. Согласно п. 1 ст. 1 названной Конвенции, её положения применяются в случаях, когда место принятия к перевозке груза и место сдачи груза находятся на территории двух различных стран.

В некоторых странах существует ещё один экземпляр, который предназначен для тарифного контроля.

Количество CMR должно соответствовать количеству транспортных единиц или количеству видов груза. Это правило действует и в случае, если перевозят несколько партий одинакового груза.

Функция CMR — доказать, что договор перевозки заключён, товары к перевозке и условия перевозки приняты. CMR служит основанием для получения выручки по международному договору перевозки.

На CMR должна стоять отметка российского таможенного органа «Товар вывезен», которая подтверждает факт вывоза товара за пределы таможенной территории РФ. Если груз доставляется в страну — участницу СНГ (или ввозится в Россию из одной из этих стран), перевозка может быть оформлена обычной ТН или CMR.

Согласно ст. 801 ГК РФ по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счёт другой стороны (клиента — грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза. В качестве дополнительных услуг договором транспортной экспедиции может быть предусмотрено осуществление таких необходимых для доставки груза операций, как получение требующихся для экспорта или импорта документов, выполнение таможенных и иных формальностей, проверка количества и состояния груза, его погрузка и выгрузка, уплата пошлин, сборов и других расходов, возлагаемых на клиента, хранение груза, его получение в пункте назначения, а также выполнение иных операций и услуг, предусмотренных договором.

В ФЗ «О Транспортно-экспедиционной деятельности» от 30.06.2003 N 87-ФЗ предусмотрены условия договора транспортной экспедиции. При этом стороны могут определить иные условия договора транспортной экспедиции, если они не были предусмотрены указанным федеральным законом, иными федеральными законами или иными нормативными правовыми актами РФ, принятыми в соответствии с ГК РФ.

Поручение экспедитору — документ, который определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции. В соответствии с Правилами транспортно-экспедиционной деятельности для оказания транспортно-экспедиционных услуг клиентом выдается заполненное и подписанное им поручение экспедитору.

Поручение экспедитору должно содержать достоверные и полные данные о характере груза, его маркировке, весе, объёме, а также о количестве грузовых мест. Поручение экспедитору представляется ему клиентом на бумажном носителе, если иной способ не предусмотрен договором транспортной экспедиции. Форма поручения экспедитору утверждена Приказом Минтранса РФ «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов» от 11.02.2008 N 23. Поручение экспедитору заполняется в 2 экземплярах (оригинал вручается экспедитору).

Экспедиторская расписка — документ, подтверждающий факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя. В соответствии с Правилами транспортно-экспедиционной деятельности экспедиторская расписка выдается экспедитором клиенту при приёме груза и предоставляет экспедитору право владения грузом до момента передачи груза клиенту либо указанному им грузополучателю по окончании перевозки. Заполняет экспедиторскую расписку экспедитор.

Форма экспедиторской расписки утверждена Приказом Минтранса РФ «Об утверждении Порядка оформления и форм экспедиторских документов» от 11.02.2008 N 23. Экспедиторская расписка заполняется в 2 экземплярах (оригинал вручается грузоотправителю или клиенту).

При возникновении спорных ситуаций при перевозке груза сторонам, участвующим в перевозке, могут понадобиться следующие документы:

В соответствии со ст. 38 УАТ РФ обстоятельства, являющиеся основанием для возникновения ответственности, удостоверяются актами или отметками в транспортных накладных, путевых листах, сопроводительных ведомостях, предусмотренных настоящим Федеральным законом.

Порядок составления актов установлен Постановлением Правительства РФ от 21.12.2020 N 2200 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в п. 2.1.1 ПДД РФ.

Акт составляется заинтересованной стороной в день обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению актом. При невозможности составить акт в указанный срок он составляется в течение следующих суток.

В случае уклонения другой стороны от подписания акта сторона вправе составить акт без участия уклоняющейся стороны, предварительно уведомив её в письменной форме о составлении акта, если иная форма уведомления не предусмотрена договором перевозки груза или договором фрахтования.

При формировании электронных перевозочных документов акт может быть сформирован с использованием информационной системы электронных перевозочных документов. Отметки о составлении акта в транспортной накладной и заказе-наряде на бумажном носителе осуществляют лица, уполномоченные на то надлежащим образом.

При формировании электронной транспортной накладной и электронного заказ-наряда отметки о составлении акта в них проставляют лица, уполномоченные участниками информационного взаимодействия на составление актов, в информационной системе электронных перевозочных документов.

Акт на бумажном носителе составляется в количестве экземпляров, соответствующем числу участвующих в его составлении лиц, но не менее чем в 2 экземплярах. Исправления в составленном акте не допускаются.

В транспортной накладной, заказ-наряде и сопроводительной ведомости на бумажном носителе должна быть сделана отметка о составлении акта, содержащая краткое описание обстоятельств, послуживших основанием для составления акта, и размер штрафа. При формировании указанных документов в электронной форме в них должна быть внесена в информационной системе электронных перевозочных документов информация о составлении акта, содержащая краткое описание обстоятельств, послуживших основанием для составления акта, и размер штрафа.

Какой-либо законодательно закрепленной формы акта нет, за исключением некоторых актов, составляемых в случае утраты или недостачи, повреждения (порчи) груза. Например, Акт, об установлении расхождения по количеству и качеству при приёмке товарно-материальных ценностей (форма ТОРГ-2).

Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом установлено, что акт содержит:

Одним из способов разрешения спорной ситуации, возникшей при перевозке груза, является направление претензии контрагенту. Необходимость направления претензии может быть установлена в силу закона или договора.

ГК РФ в ст.797 устанавливает, что до предъявления к перевозчику иска, вытекающего из перевозки груза, обязательно предъявление ему претензии в порядке, предусмотренном соответствующим транспортным уставом или кодексом.

Право на предъявление претензий имеют лица, заключившие договоры — грузополучатели, а также страховщики, выплатившие страховое возмещение в связи с ненадлежащим исполнением перевозчиками, фрахтовщиками своих обязательств по перевозкам.

Претензии предъявляются перевозчикам (фрахтовщикам) по месту их нахождения в письменной форме в течение срока исковой давности.

Претензия составляется в 2 экземплярах, один из которых отправляется перевозчику (фрахтовщику), а другой — остаётся у лица, подавшего претензию.

В соответствии со ст. 12 ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» до предъявления экспедитору иска, вытекающего из договора транспортной экспедиции, обязательно предъявление экспедитору претензии, за исключением предъявления иска при оказании экспедиционных услуг для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с осуществлением клиентом предпринимательской деятельности.

Право на предъявление экспедитору претензии и иска имеет клиент или уполномоченное им на предъявление претензии и иска лицо, получатель груза, указанный в договоре транспортной экспедиции, а также страховщик, приобретший право суброгации.

Претензия предъявляется в письменной форме. К претензии об утрате, о недостаче или повреждении (порче) груза должны быть приложены документы, подтверждающие право на предъявление претензии, и документы, подтверждающие количество и стоимость отправленного груза.

Претензии к экспедитору могут быть предъявлены в течение 6 месяцев со дня возникновения права на предъявление претензии.

Указанный срок исчисляется в отношении:

Претензионный порядок предусмотрен договором. Как правило, подобный порядок прописывается в разделе договора, содержащем возможные случаи возникновения разногласий и способы их разрешения. Насколько чётко и подробно следует прописывать процедуру досудебного разрешения спора стороны договора определяют самостоятельно.

В договоре должен быть установлен порядок действий, которые надлежит совершить контрагенту до обращения в суд (сроки направления и рассмотрения претензии, документы, подлежащие представлению с претензией и др.). Требования, предъявляемые в претензии, должны быть чётко сформулированы и обоснованы.

Подписывает претензию руководитель организации (индивидуальный предприниматель) или уполномоченное лицо. Претензию желательно направлять ценным письмом с описью вложения либо вручать под расписку. При направлении претензии письмом, можно отправить контрагенту по факсу/электронной почте копию претензии, почтовой квитанции и описи вложения. У лица, направившего претензию, обязательно должна остаться копия претензии и документы, подтверждающие её отправку: квитанция об отправке письма (с уведомлением о вручении), почтовое уведомление.

Если обязательный порядок направления претензии установлен законом или договором, иск может быть подан только после соблюдения истцом претензионного порядка урегулирования спора. Если исковое заявление подано без предварительного направления претензии, спор не рассматривается арбитражным судом, а исковое заявление остаётся без рассмотрения (п. 2 п. 1 ст. 148 АПК РФ).

Срок исковой давности по требованиям, вытекающим из договоров перевозок, договоров фрахтования, составляет 1 год.

Порядок подачи иска в арбитражный суд и перечень документов указан в статьях Ст. 125 АПК РФ и Ст. 126 АПК РФ.