Заявка на перевозку груза (договор-заявка)
Заявка на перевозку груза (договор-заявка) — документ, подтверждающий наличие договорных отношений между отправителем и перевозчиком и определяющий существенные условия конкретной перевозки (наименования и реквизиты сторон, данные о грузе и др.).
Договор-заявка дополняет договор перевозки груза, в котором обозначены общие условия сотрудничества между отправителем и перевозчиком. В договоре-заявке содержатся частные условия конкретной перевозки: адреса объектов погрузки и выгрузки, данные о грузе и т. д. В договоре-заявке, как правило, содержится ссылка на основной договор.
В соответствии со ст. 8 Устава автомобильного транспорта, при отсутствии общего рамочного договора для выполнения разовой перевозки оформляется заказ. Это схожий документ; в нормативных актах часто используется общее определение «заказ (заявка)». И всё же путать заказы с заявками не следует: УАТ определяет их по-разному, а закон следует понимать буквально:
- заявка (договор-заявка) — заключается в качестве приложения к общему рамочному договору;
- заказ — заключается при отсутствии общего договора.
Нужен ли договор при оформлении заявки
В соответствии с УАТ, заявка оформляется в качестве приложения к общему договору перевозки. Обычно такой договор оформляется для долгосрочного сотрудничества. Если договора нет, для разовой перевозки может быть оформлен заказ — схожий документ с аналогичными реквизитами.
Если в рамочном договоре прописано, что заявка может быть предоставлена любым удобным способом, то оформлять её в виде документа необязательно, достаточно будет устных договорённостей. Но поступают так редко: в случае судебного разбирательства доказать наличие договорных отношений будет трудно, и в большинстве случаев заявки всё же оформляются.
Образец заявки на доставку груза
У договора-заявки нет единого шаблона. Стороны перевозки могут изменять форму документа, внося необходимые поля, добавляя те или иные условия. Есть, однако, обязательные реквизиты, которые должны содержаться в заявках и в заказах: их устанавливает приложение № 5 к Правилам перевозки грузов автомобильным транспортом.
В системе электронного документооборота «АТИ-Доки» доступны шаблон и пример заполненной заявки:
Также в АТИ-Доках доступны шаблон и пример заполненного заказа:
Электронный заказ (заявка)
С 25 марта 2023 года перевозчики могут оформить заказ (заявку) в электронном виде в Государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
Чтобы обмениваться электронными перевозочными документами, стороны перевозки должны подключиться к ГИС ЭПД с помощью компании-провайдера. Формат электронного заказа (заявки) един и не может быть изменён; его устанавливает Приказ ФНС России от 13.02.2023 № ЕД-7−26/108@.
Как оформить заявку на перевозку груза
Порядок оформления заявок и заказов описан главой II «Правил перевозок грузов автомобильным транспортом».
Договор-заявку выписывает грузоотправитель — и передаёт перевозчику.
Перевозчик обязан рассмотреть заявку в течение трёх календарных дней с момента получения и ответить отправителю — либо проинформировать его, что заявка взята в работу, либо отказать, объяснив причину.
Перевозчик заполняет поля со следующими реквизитами:
- ФИО и телефон лица, ответственного за организацию перевозки со стороны перевозчика;
- ФИО, ИНН, серия, номер и дата выдачи водительского удостоверения водителя;
- характеристики ТС (тип, марка, грузоподъемность, вместимость, госномер, тип владения);
- если ТС арендовано, необходимо указать реквизиты документа, подтверждающего тип владения машиной;
- размер платы за перевозку;
- должность, ФИО и подпись перевозчика или уполномоченного лица.
Все остальные разделы заявки заполняет грузоотправитель. Обе стороны подписывают документ и при необходимости ставят печати.
Сегодня перевозчики и заказчики перевозок часто обмениваются скан-копиями заявок. Для этого заявку необходимо заполнить, распечатать, подписать и заверить печатью организации. Отсканированный документ отправляется другой стороне — а та совершает точно такие же действия. После этого договор-заявка считается заключенной.
Документ, оформленный таким способом, имеет полную юридическую силу: закон не требует личной встречи сотрудников компаний для заключения сделки. Юристы, однако, советуют соблюдать несколько правил, которые значительно облегчат жизнь предпринимателей в случае возможных судебных разбирательств.
Как безопасно оформить заявку в формате скан-копии
- В рамочном договоре необходимо прописать адреса электронной почты для передачи скан-копий и перечислить сотрудников, которые уполномочены подписывать и отправлять документы.
- Не стоит использовать мессенджеры: в них собеседник может удалить из диалога ранее высланные файлы, но удалить их из вашего почтового ящика он не сможет.
- Отправлять следует чёткие скан-копии в высоком разрешении — и требовать такого же подхода от контрагента.
- Не стоит отправлять скан-копии в пустом письме, лучше сопроводить их кратким комментарием.
- Важно хранить скан-копии в надёжном месте, на жёстком диске или сервере, в идеале — делать резервные копии на случай поломок оборудования.
Стоит отметить, что скан-копии любых документов не могут являться подтверждением расходов: налоговая их не примет.
Более удобный и продвинутый способ — обмен электронными документами с помощью системы ЭДО, например, АТИ-Доков. Эта система тесно интегрирована с ATI. SU и содержит готовые шаблоны заказов и заявок, которые можно заполнить и отправить контрагенту буквально в пару кликов. Чтобы подписывать договоры в АТИ-Доках, потребуется электронная подпись. Если её нет, можно заполнить заявку в системе, распечатать её, подписать — и отправить контрагенту по электронной почте.
Оформление электронной заявки в АТИ-Доках
Оформление электронных заявок в системе ЭДО «АТИ-Доки» — самый простой и удобный способ оформления заявки для участников ATI.SU.
АТИ-Доки тесно интегрированы с Биржей грузоперевозок: заявки могут заполняться автоматически с помощью справочника и данных о размещённом грузе. Шаблоны заявок в системе составлены профессиональными юристами, при необходимости они могут быть отредактированы и дополнены. Вам нужно лишь заполнить шаблон, подписать его электронной подписью и отправить контрагенту.
Если вы участник ATI.SU, то вы уже зарегистрированы в АТИ-Доках: перейдите по ссылке, чтобы оценить функционал системы и сформировать заявку или заказ.