Для перевозчика

Путевой лист — что это и как заполнять

Путевой лист грузового автомобиля

Путевой лист — это документ учёта работы машины и водителя. Правильно заполненный путевой лист с необходимыми отметками подтверждает, что перед выходом в рейс водитель прошёл медосмотр, а транспортное средство — контроль технического состояния. Эта информация может понадобиться прежде всего контролирующим органам, сотрудникам ГИБДД и Ространснадзора. Кроме того, путевые листы могут запросить ФНС и трудовая инспекция в случае проведения проверки.
Путевой лист подтверждает расходы, связанные с выполнением перевозки. Это расходы на топливо, зарплату водителя и другие возникающие затраты (запчасти, платные парковки, компенсации за использование личных а/м и так далее). Все эти расходы могут быть учтены и подтверждены путевыми листами, если организация получает налоговый вычет.
Путевой лист — это обязательный документ. В соответствии с п. 2 ст. 6 «Устава автомобильного и городского наземного электрического транспорта», путевой лист должен оформляться на каждое ТС, осуществляющее перевозку пассажиров, грузов или багажа.
Зачастую сотрудник организации не занимает должность водителя и использует корпоративное ТС не для перевозки грузов или пассажиров, а для других рабочих нужд, например, для перемещений между объектами. Нужен ли в таком случае путевой лист? Юристы расходятся во мнениях, и несмотря на наличие судебной практики, говорящей, что путевые листы в таких ситуациях не нужны, чаще всего рекомендуют оформлять этот документ.

Заполнение путевого листа грузового автомобиля

Составлять путевые листы должны перевозчики — как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели. Если машина сдана в аренду с экипажем, оформляет документ арендодатель, а если без экипажа — арендатор.
У бумажного путевого листа нет единого шаблона, но есть обязательные реквизиты, утверждённые приказом Минтранса N 390 от 28 сентября 2022 года. Это:
  • название и дата оформления документа (этот реквизит обязателен, если путевой лист используется в бухгалтерских и/или налоговых целях — иначе им можно пренебречь);
  • срок действия документа;
  • данные о лице, оформившем документ — наименование компании или ФИО ИП (включая полное наименование, адрес, телефон, а для юридических лиц ещё и ОГРН);
  • тип, марка, модель и госномер ТС — в таком же виде, как и в ПТС;
  • ФИО водителя, информация о предрейсовом и послерейсовом медосмотре (даты и время их проведения должны быть заверены подписями ответственных лиц);
  • дата и время выезда и возвращения на стоянку;
  • показания одометра;
  • печати, подтверждающие прохождение медосмотра и технического контроля;
  • вид перевозки (перевозка грузов, перевозка пассажиров, перевозка для собственных нужд и т. д.);
  • вид сообщения (городское, пригородное, междугороднее, международное);
  • лицо, оформившее путевой лист.
Организации могут разработать собственный формат путевого листа, добавив в него важные для них графы, например, нормативный и фактический расход топлива — для расчёта премии за экономичное вождение. Каждое предприятие должно использовать путевые листы единой формы. Стандартную форму необходимо утвердить приказом руководителя.
Широко распространены и активно используются унифицированные формы путевых листов, разработанные и утверждённые Госкомстатом. Чаще всего это форма 4-С (применяется, если водитель получает сдельную зарплату) или 4-П (если водитель получает повременную оплату). Такие формы можно скачать в интернете и распечатать самостоятельно, или приобрести распечатанные путевые листы в специализированных магазинах.
Бланки путевых листов, утверждённые Госкомстатом:
Бланки, утверждённые Госкомстатом, могут быть взяты в качестве основы и доработаны с учётом нужд предприятия. При доработке важно учитывать требования приказа Минтранса N390, который вступил в силу в марте этого года и устанавливает дополнительные требования к путевым листам.
Если один водитель выполняет несколько рейсов за определённый промежуток времени (например, неделя или месяц), все они могут быть подтверждены одним путевым листом.
Для разных водителей, управляющих одним ТС, допускается оформление нескольких путевых листов. Но можно использовать и один документ: об этом в 2019 году напомнил Минтранс, уточнив, что в таком случае в путевом листе отметки о проведении медосмотров должны чётко соотноситься с каждым водителем.

Штраф за отсутствие путевого листа

Отсутствие путевого листа — административное правонарушение, которое чаще всего выявляется сотрудниками ГИБДД. За это нарушение перевозчику или водителю, в соответствии со ст. 12.3 КоАП, может быть вынесено предупреждение или штраф в размере 500 рублей.
Гораздо более серьёзные штрафы грозят перевозчикам, в путевых листах которых неправильно заполнены или не заполнены разделы о прохождении медосмотра и технического контроля ТС.
  • Если в документе отсутствует отметка о предрейсовом медосмотре или техническом контроле, штраф в соответствии с п. 2 и 3 ст. 12.31.1 КоАП составит 5000 рублей для должностных лиц и 30 000 рублей для организаций.
  • Если отметка о прохождении предрейсового медосмотра не соответствует действительности (к примеру, окажется, что водитель был допущен к выходу на линию нетрезвым), штраф в соответствии со ст. 12.32 КоАП составит 20 000 рублей для должностных лиц и 50 000 рублей для организаций.
  • Если отметка о прохождении предрейсового технического контроля не соответствует действительности (ТС было выпущено на линию с неисправностями, препятствующими эксплуатации), штраф в соответствии с п. 2 ст. 12.31 КоАП составит от 5000 до 8000 рублей для должностных лиц.
  • Если сотрудники контролирующих органов решат, что медосмотр не проводился, штраф составит от 2000 до 3000 рублей для должностных лиц и от 30 000 рублей до 50 000 рублей для организаций.
Оштрафовать за неправильное оформление или отсутствие путевого листа может и Налоговая служба. Если в ходе проверки выяснится, что организация подала вычет, а подтверждающих документов нет (или они оформлены с нарушениями), ФНС посчитает, что компания занизила прибыль — и оштрафует её на 20% от доначисленной суммы налога на прибыль.
К оформлению путевых листов следует подходить ответственно — ведь это единственный документ, который может подтвердить расходы на ГСМ.

Путевой лист для ИП (индивидуального предпринимателя)

Индивидуальные предприниматели обязаны оформлять путевые листы — даже если у них нет наёмных сотрудников и они сами трудятся в качестве водителей. Реквизиты путевого листа ИП не отличаются от реквизитов документа, оформленного организацией, и содержат те же данные.

Электронный путевой лист

1 марта 2023 года вступил в силу приказ Минтранса, утверждающий новые правила оформления путевых листов и разрешающий их оформление в электронном виде. На деле оформление электронных путевых листов началось чуть позже, когда вышло дополнительное постановление Правительства.
Электронные путевые листы, как и другие электронные перевозочные документы, оформляются через операторов электронного документооборота, получивших специальный доступ (их реестр размещён на сайте Минтранса). Операторы передают данные документов в Государственную информационную систему. Участники одной перевозки могут пользоваться услугами разных операторов.
К оформлению электронного путевого листа должны быть готовы не только перевозчик и заказчик перевозки, но и лица, ответственные за медосмотр и технический контроль. Вместо печатей и подписей, используемых в бумажном варианте документа, они должны заверить прохождение медосмотра и технического контроля усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.
У электронного путевого листа единый формат для всех видов перевозок, утверждённый приказом ФНС № ЕД-7−26/116@ от 17.02.2023.
Уже сегодня электронные путевые листы можно предъявлять сотрудникам ГИБДД и Ространснадзора в виде QR-кода.
Использование электронных путевых листов — право, но не обязанность перевозчика. На сегодняшний день бумажные и электронные документы имеют равную значимость, и перевозчик сам выбирает, какой формат использовать. Чиновники не раз предупреждали, что в обозримом будущем использование электронных перевозочных документов станет обязательным, но даже приблизительные сроки полного перехода на ЭДО озвучены пока не были.