Что такое инвойс и как его сделать
В статье разобрали, что такое инвойс, для чего нужен документ, кто и как должен его оформлять.
Что такое инвойс
Инвойс — это подтверждающий документ, использующийся в международной торговле. В инвойсе отражена информация о товаре (наименование, количество, стоимость) и о деталях сделки (конечная сумма к оплате, способ и сроки оплаты).
Инвойс сочетает в себе признаки ТТН, акта выполненных работ и счёта на оплату. И хотя фактически он не является ни тем, ни другим, в России его часто называют счётом, счётом-фактурой или счётом-проформой.
С инвойсами приходится работать всем российским компаниям, участвующим в ВЭД. Документ необходим для прохождения таможенного и валютного контроля. Сотрудники таможни узнают из инвойса стоимость товаров и на её основании рассчитывают налоги и пошлины, а банки могут затребовать инвойс для подтверждения платежа, проводящегося в иностранной валюте. Инвойс также свидетельствует о погрузке товара и обязывает покупателя оплатить его (или содержит сведения о внесённой ранее предоплате).
Инвойс может оформляться не только на товары, но и на услуги. В последнем случае реквизитов в документе будет значительно меньше, т.к. не придётся указывать вес, объём, информацию о перевозке и другие данные.
Виды инвойсов
Выделяют два вида инвойсов:
- Коммерческий инвойс (обычный инвойс) — официальный документ, имеющий юридическую силу и являющийся основанием для проведения финансовых операций и учёта.
- Инвойс-проформа — необязательный документ, не имеющий юридической силы, который оформляется до фактической отгрузки товара. Он нужен, чтобы информировать покупателя о товаре, условиях доставки и оплаты. Инвойс-проформу могут затребовать финансовые организации в качестве основания для выдачи кредита или другого вида финансирования.
Правила составления и оформления инвойса на экспорт
В российском законодательстве нет нормативных актов, устанавливающих требования к инвойсам и регламентирующих правила их оформления и заполнения. Однако в 2009 году Федеральная налоговая служба опубликовала информационное письмо №ШС-22−3/660@, в котором описаны общие правила заполнения инвойса.
Инвойс оформляет компания, поставляющая товар за рубеж в момент отправки груза. Выписать документ может любой уполномоченный сотрудник компании.
Инвойс составляется и заполняется на английском языке. При необходимости (например, по требованию таможенных или других контролирующих органов) документ может быть продублирован на языке страны, из которой (или в которую) отправляется товар. Так, российским грузоотправителям необходимо составлять один экземпляр на русском языке для прохождения таможенного контроля.
Несмотря на отсутствие международных требований к инвойсам, участники ВЭД стараются соблюдать рекомендации Европейской экономической комиссии ООН. В этом документе инвойс называют унифицированным счетом для международной торговли.
Согласно общепринятой практике, в инвойсе обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:
- Дата оформления (date) и номер инвойса (invoice no), а также дата и номер контракта на поставку товаров или оказание услуг (Contract No&Date).
- Наименования компании-продавца (Seller / Address of the seller) и компании-покупателя (Buyer / Address of the buyer), их адреса и контактные данные.
- Наименования компании-грузоотправителя и компании-грузополучателя, их адреса и контактные данные. Часто поставщик является одновременно и грузоотправителем, а покупатель — грузополучателем: в таком случае дублировать информацию не нужно.
- Артикулы, наименования и описание отправляемых товаров и/или оказываемых услуг (Article / Descriptions of goods). Описание должно быть детальным: недопустимо сокращать слова, использовать общие фразы. Например, формулировки «Запчасть для а/м ГАЗ» или «Лямбда-зонд ГАЗ» обязательно вызовут вопросы у сотрудников таможни, а «Датчик кислородный для а/м ГАЗ 31 105 прво Санкт-Петербургский электромеханический завод» почти наверняка вопросов не вызовут. Важно указать страну происхождения товара и количество отдельных товарных единиц, а также вес и объём груза.
- Условия поставки (Terms of delivery), при необходимости — в формате ИНКОТЕРМС (набор терминов, использующихся в международной логистике и описывающих ответственность сторон за товар и момент её перехода от одного участника сделки к другому).
- Условия оплаты (Terms of payment), информация о возможной предоплате или отсрочке платежа.
- Цена за единицу товара (Unit price) и конечная сумма к оплате (amount) с указанием способа оплаты и реквизитов.
- Печать и подпись составителя. Если инвойс оформляет физическое лицо, печать необязательна.
В инвойсе могут быть указаны и другие данные о товаре: единицы измерения (unit of measure), количество мест (quantity of package), страна происхождения товара (country of origin), торговая марка и производитель (trade mark and manufacturer).
Также в инвойсе может быть указана любая другая дополнительная информация, о которой важно знать сторонам сделки: прогнозируемые сроки доставки, особенности товара или упаковки, информация о страховых издержках, внесённой предоплате и т.д.
Как мы уже говорили, унифицированной формы инвойса не существует. Однако в некоторых странах таможенные органы могут предъявлять к оформлению документа специфические требования. Если у вас возникли сомнения в правильности оформления документов, обратитесь за советом к коллегам, контрагентам или юристам, специализирующимся на ВЭД.
Оформляя инвойс, важно корректно вносить необходимые данные, при описании товаров и их свойств использовать чёткие, полные формулировки. Ошибки в оформлении могут привести к длительным задержкам на таможне, проблемам с оплатой и штрафным санкциям со стороны контрагентов.
Образец заполнения инвойса
Унифицированной формы инвойса нет. Скачать бланк инвойса можно ниже. Вы также можете разработать фирменный бланк инвойса самостоятельно: в этом случае важно убедиться, что в нём содержатся все необходимые графы.
Инвойс на английском языке для иностранной компании
Напомним, что инвойс должен быть оформлен на английском языке. При этом, однако, допускается дублирование реквизитов на любом другом языке, понятном отправителю или получателю товара или услуги.
Как оформить инвойс в 1С
Если вы отправляете груз за границу и хотите оформить инвойс, 1С вам не поможет: система работает только с российскими документами. Придётся заполнить один из шаблонов выше или разработать собственный бланк.
Однако если вы получили товар от иностранной компании, а в инвойсе указаны необходимые реквизиты, документ можно использовать, чтобы отразить поступление товара в учёте. Для этого в 1С можно создать новую товарную накладную (в разделе «Покупки» в подразделе «Покупки» выбрать пункт «Поступление (акты, накладные)») и заполнить форму, используя данные из инвойса. В качестве номера накладной при этом можно использовать номер инвойса, в поле «От:» указать дату оформления инвойса, а в следующем за внутренним номером поле «От:» — дату перехода права собственности на товары, указанную в инвойсе.
Таможенное декларирование товара и уплаченный НДС в таком случае можно отразить документом «ГТД по импорту» (раздел «Покупки», подраздел «Покупки», пункт «ГТД по импорту»).
