Правовые основы применения электронных документов

Электронные документы — это документы, которые изначально создаются в электронной форме и не имеют аналога на бумажном носителе. В Российской Федерации признают юридическую силу электронных документов, если они подписаны электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ.

Электронная подпись может быть простой (ПЭП) и усиленной.

Выделяют следующие виды усиленных электронных подписей:

При подписании электронного документа КЭП он признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, без каких-либо дополнительных условий, кроме случая, когда законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ).

КЭП можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.

Для использования ПЭП или НЭП необходимо соглашение сторон, заключенное в соответствии с требованиями закона. При подписании ПЭП или НЭП, электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия, в том числе правилами платежных систем (п. 2. ст. 6 ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ).

Реквизиты позволяют суду или должностным лицам идентифицировать электронный документ.

Формат электронного документа — структура содержательной части электронного документа, удобная для хранения и автоматической обработки. Эта структура может быть разной, главное, чтобы программное обеспечение смогло распознать и вывести информацию на экран пользователю.

Среди всего массива форматов существуют обязательные к применению и рекомендованные. ФНС утвердила обязательные xml-форматы электронных документов для счета-фактуры (СФ), корректировочного счета фактуры (КСФ), книг покупок и продаж, журнала учета СФ, Универсального передаточного документа (УПД), Акта о приемке выполненных работ (в соответствии с унифицированной формой Акта КС-2).

Порядок передачи может влиять на юридическую значимость электронного документа. Так, электронные СФ обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок утвержден Приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н. Для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет законодательно установленных требований к порядку передачи.

Подлинность и неизменность электронного документа обеспечивается при помощи электронной подписи.

Согласно п. 3 ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, «документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети „Интернет“, а также документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые предусмотрены настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором».

Согласно Российскому законодательству с 23 мая 2012 года стало возможным обмениваться электронными счетами-фактурами. В Приказ Минфина России от 05.03.21 № 14н определен порядок обмена юридически значимыми электронными счетами-фактурами. Согласно приказу, для придания юридической значимости электронный счёт-фактура должен быть подписан электронной подписью уполномоченного лица и передан через оператора электронного документооборота в установленном xml-формате.

В ЭДО «АТИ-Доки» реализован установленный законодательством порядок обмена и формат юридически значимых электронных счетов-фактур и иных юридически значимых извещений в электронном виде.

С 2022 года стало возможным обмениваться электронными транспортными документами через Государственную информационную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Перечень перевозочных документов, переведенных в электронный вид:

В соответствии с постановлением Правительства Р Ф от 21.05.2022 № 931 чтобы стать участниками информационного взаимодействия в случае оформления перевозочных документов в электронном виде, участникам перевозки необходимо заключить соглашение об электронном документообороте перевозочных документов с аккредитованным оператором информационной системы ЭПД (ИС ЭПД), включенным в Реестр операторов ИС ЭПД.

В ЭДО «АТИ-Доки» реализована возможность обмена ЭПД, в том числе электронной транспортной накладной, через оператора ИС ЭПД АО «Калуга-Астрал».

Эти документы регулируют правоотношения в сфере электронного документооборота и вопросы, связанные с применением электронной подписи.